LogicalDOC 簡約風格文件管理系統

文/圖:顧武雄

開源的世界裡有許多文件管理的解決方案,其中有一些甚至於可以滿足大型企業的複雜管理需求,因為它們加入許多進階的管理元件,包括了電子簽核流程、ISO 文件管理、文件加密,甚至於含括了整個知識管理系統(KMS)的架構,今日就讓我們來學習使用極約的開源文管系統 LogicalDOC。

在企業電子化的運作環境之中,針對人員的協同合作,除了 Email、IM 的管理之外,最重要的就是電子表單與文件的管理,而此三者是整個知識管理系統 (KMS,Knowledge Management System)大架構中最重要的環節之一。所謂企業的文件管理,往往還關聯了電子簽核流程、文件加密以及 ISO 文件管理的標準功能要求,不過多數中小型企業,由於功能應用的急迫性不高,通常到公司營運的規模日漸增大時,再來計劃進階的客製化開發或整合第三方解決方案。

四種版本

LogicalDOC 有四種版本 Community、Business 以及Enterprise 與 Cloud,Community 為完全免費的入門版本(圖1),Business 為中階的商用付費版本,至於 Enterprise 與 Cloud 則為擁有完整功能的商用付費版本,中小型企業選擇 Community 版本即可。Community 版本有多國語言界面、多國語言全文檢索、雲端標籤、範本、版本管理、文件搜尋、書籤、從 ZIP 壓縮檔匯入文件、文件的 Check-in 與 Check-out、大量文件下載與 Email 發送、通訊錄管理、角色權限管理、事件與報告檢視、支援 Web Services (SOAP & RESTful)、支援 WebDAV 與 CMIS、支援 WordPress 與 Joomlaexplorer 及 Dropbox 整合。

圖1:下載LogicalDOC社群版本。
圖1:下載 LogicalDOC 社群版本。

安裝指引

LogicalDOC 支援在 Linux、Mac OS X 及 Windows 上安裝,共用安裝需求就是 Java JDK 1.8 以及 LogicalDOC-Tomcat。前者需要特別到 Oracle 網站去下載與安裝,後者則在 LogicalDOC 的安裝映像檔之中,接下來以 Windows 為例說明。安裝 Java JDK 後,可在官方的網站上檢視版本資訊(圖2)。此外也可以在控制台開啟 Java 控制面板檢視,在更新頁面中,可自訂自動線上檢查更新的計劃並設定通知時機(圖3)。接下來執行安裝程式,由於尚未支援繁體中文,建議選擇英文版本。在 Target Path,可點選 Browse 自訂安裝路徑(圖4)。

圖2:驗證Java的安裝版本。
圖2:驗證 Java 的安裝版本。

 

圖3:Java更新面板。
圖3:Java 更新面板。

 

圖4:安裝路徑設定。
圖4:安裝路徑設定。

在 Select Installation Packages 可選取要安裝的套件。Community 是最基礎的版本,只會有一項必要的 Base 選項。完成基礎套件的安裝之後,在 Registration 輸入 LogicalDOC 官方網站的註冊資訊(圖5)。在 Database 可以選擇資料庫,目前支援 MySQL、Oracle、SQL Server、PostgreSQL,如果在網路中已經有資料庫服務,可以直接建立資料庫系統連線。若仍在測試階段,可選擇 Embedded,直接使用內建資料庫服務。

圖5:LogicalDOC資料庫設定。
圖5:LogicalDOC 資料庫設定。

在 Application Server 可以決定 LogicalDOC 網站服務使用的埠號,包括 HTTP、HTTPS、Shutdown。接著可以決定採用 32bit 還是 64bit,這項選擇要和安裝的 Java JDK 架構相符。最後可以決定此網站應用程式最大的記憶體使用量限制(圖6)。

圖6:應用程式伺服器設定。
圖6:應用程式伺服器設定。

在Path of External Applications,可設定與LogicalDOC整合外部應用程式路徑。以OpenOffice來說,若未完成安裝,將不會自動顯示安裝路徑。但是其它五項外部應用程式則有些不同,即便目前皆尚未安裝,也會有預設的安裝路徑,可以在完成LogicalDOC的安裝之後,再陸續自行完成這一些外部應用程式的安裝,並且建議將安裝路徑設定在這裡所指的路徑之中(圖7)。

圖7:外部應用程式連接設定。
圖7:外部應用程式連接設定。

在 Processing 可看到網站應用程式服務已啟動,在 Setup Shortcuts 可以決定是否要建立網站應用程式捷徑。在 Installation Finished 可點選 Generate an automatic installation script,產生自動安裝的腳本程式,要再次進行相同的安裝設定時,步驟將會大幅簡化(圖8)。

圖8:成功安裝LogicalDOC。
圖8:成功安裝 LogicalDOC。

安裝後可以立即開啟本機的網頁瀏覽器,連線到 LogicalDOC,預設網址為 http://localhost:8080。在登入頁面選擇界面語言,預設的帳號與密碼皆是 admin,點選「登入」(圖9)。如要開放給網路中的其它電腦,也可以進行 LogicalDOC 網站的連線,請記得設定本機的防火牆來允許 HTTP 的連接埠口。成功登入後應點選 Personal 下的 Change password 變更 admin 帳戶密碼。

圖9:首次登入LogicalDOC網站。
圖9:首次登入 LogicalDOC 網站。

 

圖10:個人選單。
圖10:個人選單。

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *